ICC Richtlijnen inzake Conflicterende Belangen in Bedrijven

Integer zakendoen betekent ook dat tijdig en passende actie wordt genomen bij opkomende belangenconflicten. De onlangs verschenen ICC Richtlijnen inzake Conflicterende Belangen in Bedrijven bevatten nuttige aanbevelingen hoe om te gaan met conflicterende belangen, waar hun directeuren, medewerkers en betrokken zakenpartners van bedrijven mee te maken kunnen hebben. Deze Richtlijnen zijn een vertaling van de eind 2018 verschenen ICC Guidelines on Conflicts of Interests in Enterprises en zijn te raadplegen via de ICC-NL website.

In de Richtlijnen wordt onder meer aanbevolen om een functionaris (denk hierbij bijvoorbeeld aan de compliance officer) te belasten met (1) het onderhouden van beleid op dit gebied, (2) beheer van een speciaal register, (3) toetsing van de toelaatbaarheid van belangenconflicten op toelaatbaarheid, en (4) advisering over te nemen beheersmaatregelen. Cruciaal is dat opkomende belangenconflicten tijdig bij de betreffende functionaris worden gemeld. Een doorlopende en proactieve ondersteuning door het lijnmanagement en de bedrijfsleiding is daarvoor essentieel.

Voor specifieke sectoren gelden aanvullende eisen. Denk bijvoorbeeld aan de door beursgenoteerde bedrijven te nemen maatregelen ter afscherming van (koers)gevoelige informatie en de in de Nederlandse Corporate Governance Code opgenomen bepalingen ter vermijding van belangenconflicten. Ook van accountants, advocaten, bankiers en andere dienstverleners wordt meer verwacht dan nu in de ICC Richtlijnen is opgenomen.

Vermijding van integriteitschendingen en reputatieschade is immers niet alleen in het belang van de betrokken bedrijven en hun medewerkers. Er is ook een hoger, maatschappelijk belang mee gediend. Aan de hand van de ICC Richtlijnen worden bedrijven opgeroepen om serieus werk te maken van vermijding van belangenconflicten en het niet te laten bij een indringende blik in de spiegel of een goed gesprek. Om het gesprek op gang te brengen zijn in de ICC Richtlijnen alvast enkele casestudies opgenomen.

 

 

Week van de Integriteit: 2-6 december 2019

Onkreukbaar, deugdzaam, oprecht, eerlijk, betrouwbaar, ethisch, ongeschonden… Je moet bijna een heilige zijn om aan deze standaard te voldoen. En toch komt het verwijt niet integer te zijn zo hard aan dat de kat direct in de gordijnen wordt gejaagd. ‘Niet integer zijn’, daar wil niemand van beticht worden. Dan valt iedereen over je heen. En we weten ook: ergens tussenin (‘een beetje integer’) bestaat niet. Dit levert spanning op. Een overmaat aan Engelstalig jargon helpt daarbij niet. ‘Monitoring Committees’ zien toe op de ‘corporate governance, ‘paper trail’ en ‘counter vailing power’ van het ‘Audit Committee’. Buitenstaanders en nieuwkomers vragen zich af: ‘Wat brengt ons deze ‘com-pli-janse’?’.

ICC Nederland schiet hierbij te hulp. Voor de vierde keer op rij organiseert het de Week van de Integriteit. Van 2 tot 6 december 2019 kan iedereen helemaal los gaan. De website Week van de Integriteit biedt daarvoor flyers en brochures ter verduidelijking en inspiratie. Onder de zeventig partners zijn: Transparency International, de Nationale Ombudsman, de gemeente Den Haag, diverse advocatenkantoren, overheidsinstanties, onderwijsinstellingen, internationaal opererende ondernemingen, DNBk, IFFC en Stichting SIO. ‘De campagne wil integer gedrag bevorderen op de werkvloer en in de bestuurskamer’, zo is te lezen op de website. De slogans maken duidelijk waar het om draait: ‘Integriteit is het juiste doen, ook wanneer niemand kijkt’; ‘Je bent wat je doet’; ‘Integriteit is mensenwerk’…

Met een afsluitende manifestatie in het Vredespaleis op 6 december 2019 wordt een sneeuwbaleffect beoogd om de aandacht voor bescherming van integriteit bij bedrijven en instellingen te behouden en te versterken.

Lessen leren van ING (‘Houston’)

De recente schikking van het Openbaar Ministerie met ING (‘Houston’) tegen betaling van 775 miljoen euro heeft vele vragen opgeroepen. Hoe heeft dit zo fout kunnen gaan? Waarom werd er binnen de ING organisatie niet eerder geëscaleerd door degenen die op de hoogte waren van de omissies? Ontbrak het wellicht aan inzicht bij betrokkenen hoe de controlesystemen te hanteren?

De vraag is ook of de getroffen schikking nu blijk geeft van een brevet van onvermogen van de bedrijfsleiding van ING of van de financiële sector als geheel om crimineel geld buiten de deur te houden. En vormt de schikking met de daarbij gestelde voorwaarden een afdoende aansporing om serieus werk te maken van preventie van witwassen?

Het zijn te veel vragen om in één keer te beantwoorden. Toeval of niet, twee weken na publicatie van de schikking is een heel nuttig boek uitgekomen dat aan al deze aspecten aandacht besteedt: ‘Compliance in het financieel toezichtrecht’ (red. Jurgens/Stijnen, WoltersKluwer, derde druk, september 2018). Het boek lijkt mij verplichte kost voor alle betrokkenen. De lezer wacht ‘materie die in gelijke delen buitengewoon boeiend en buitengewoon ingewikkeld is’, aldus voormalig Advocaat-Generaal bij de Hoge Raad Mr. J.L.R.A. Huydecoper in zijn voorwoord.

Onafhankelijkheid van de compliance officer

Het is twijfelachtig of de compliance functie altijd in staat is om te voorzien in passende rapportage aan justitie en/of de toezichthouders na het treffen van een schikking waarvan een omvattend compliance verbeterprogramma onderdeel vormt. Grote druk vanuit de onderneming kan immers onafhankelijke oordeelsvorming in de weg staan. Wanneer het gevaar van strafrechtelijke vervolging nog niet geweken is, dan is denkbaar dat dit leidt tot loyaliteitsconflicten. Bedenk ook dat het moeilijk is om van de compliancefunctie te verlangen dat het eigen tekortkomingen zal rapporteren. Wanneer de compliance functie onvoldoende op deze taak is toegerust zal dit al helemaal een moeilijke zaak zijn. Dan kan de aanstelling van een externe monitor soelaas bieden. In de VS is het heel gangbaar dat een onafhankelijke compliance monitor wordt aangesteld om op goede naleving van schikkingsafspraken) toe te zien. Daartoe wordt gedurende een vastgelegde periode de voortgang van het verbetertraject gevolgd en beoordeeld, wordt de bedrijfsleiding aangespoord om het juiste te doen en daarvoor voldoende middelen vrij te maken en wordt hierover periodiek en rechtstreeks gerapporteerd aan justitie, de toezichthouder en/of bijvoorbeeld de Wereldbank.

 Onder curatele

De bedrijfsleiding staat daarmee niet onder curatele, zoals ING het dit voorjaar nog deed voorkomen in Fd berichtgeving toen benoeming van een dergelijke compliance monitor haar boven het hoofd hing. Integendeel: het betreft een krachtige impuls ter onderstreping van de eigen verantwoordelijkheid van de bedrijfsleiding en van de diverse staffuncties waaronder Compliance, HR, Risicomanagement en IT. Effectieve onderlinge samenwerking binnen de ´three lines of defence´ is bepaald niet vanzelfsprekend, zoals ook de ING casus pijnlijk illustreert. Inherente belangenconflicten zijn niet onderkend geweest of genegeerd. Ook dat kan aanleiding zijn tot onafhankelijke toetsing en begeleiding bij een verbetertraject.

 Toezicht instrumentarium

Minister van Financiën Hoekstra heeft DNB intussen gevraagd om aan te geven of het beschikt over voldoende instrumenten en bemensing om het financieel toezicht op gebied van anti-witwassen adequaat uit te oefenen. Het zou nuttig zijn wanneer de inzet van independent compliance monitorship en de eventuele wettelijke inbedding daarvan in overweging te nemen. Zo is in het Verenigd Koninkrijk bij wet voorzien in een rechterlijke toetsing van schikkingsafspraken in fraudezaken en worden ook de rapportages van de independent compliance monitor onderworpen aan toetsing door de rechter. Daarmee worden extra waarborgen ingebouwd waarin in de huidige Nederlandse schikkingspraktijk op basis van de nationale wet- en regelgeving nog niet is voorzien. Met dit laatste kan tegemoet gekomen worden aan opgekomen kritiek op de beslissing van het OM om de ING zaak af te doen met een schikking zonder dat een rechter zich hierover heeft kunnen uitspreken.

 Wake-up call

De schikking in het ING dossier biedt wederom een krachtige ‘wake-up call’ voor de sector als geheel voor zover men er niet al van doordrongen was dat nieuwe, innovatieve impulsen nodig zijn ter preventie van witwassen. Het mag uiteraard niet blijven bij mooie woorden alleen wanneer een bedrijf ernstig in de fout blijkt te zijn gegaan en schuldbewust verbetering belooft. De praktijk heeft geleerd dat het goed organiseren van doorlopend toezicht bitter noodzakelijk is. Compliance blijft dan ook een buitengewoon onrustig maar ook uitdagend bezit.

 

Michael van Woerden (initiatiefnemer van expertiseplatform www.decompliancemonitor.nl).

Utrecht, 17 september 2018

Het dak lekt bij de belastingdienst

Bij de Belastingdienst zijn bijna twintigduizend mensen elke dag in de weer met vervulling van een cruciale publieke taak. Het wordt hen niet echt gemakkelijk gemaakt. Zembla schetst in de op 1 februari 2017 uitgezonden reportage een ontluisterend beeld van ontoereikende beveiliging bij de verzameling van ‘big data’ in de strijd tegen belastingfraude.

Een Porsche voor een Volkswagen

Met de verkiezing door het Genootschap Onze Taal van ‘sjoemelsoftware’ als woord van het jaar 2015 kon het reputatieverlies van Volkswagen niet treffender worden geïllustreerd. ‘Dieselgate’ heeft intussen tot unieke records geleid. Zo is de reservering voor de afdoening van juridische claims in de Verenigde Staten en Europa opgelopen tot twintig miljard euro. Een ander record werd vorige week onthuld door het Duitse weekblad Der Spiegel en de Süddeutsche Zeitung; de onlangs vertrokken directeur Integrity & Legal Affairs, Christine Hohmann-Dennhardt, houdt twaalf miljoen euro over aan een dienstverband bij Volkswagen van slechts dertien maanden. Deze voormalig rechter aan het Bundesverfassungsgericht was begin vorig jaar aangetrokken om ‘Dieselgate’ in goede banen te leiden. De directie van het beursgenoteerde Volkswagen A.G. wilde een krachtig signaal geven aan aandeelhouders en overheid dat de grootste fraude ooit in Duitsland voortvarend werd aangepakt.

Deze twaalf miljoen euro komt in de buurt van het bedrag van 17,5 miljoen euro dat Martin Winterkorn, de voormalig CEO van Volkswagen, vorig jaar nog bij zijn vertrek mocht bijschrijven. Hij moest vertrekken wegen ‘Dieselgate’ en wordt door de Duitse justitie verdacht van fraude. Het jaarverslag 2015 van Volkswagen (getiteld: ‘Moving people’) vermeldt dat leden van de Board of Management bij vertrek maximaal twee extra jaarsalarissen krijgen toegekend, in navolging van de Duitse Corporate Governance Code. Het jaarverslag leert verder dat de Remuneration Policy van Volkswagen bepaalt dat de beloning van leden van de Board of Management ‘attractive’ en ‘appropriate’ moet zijn. Dat aan het eerste criterium in het geval van Christine Hohmann-Dennhardt is voldaan zal door niemand betwist worden. Maar is een vergoeding van twaalf miljoen euro voor een dienstverband van dertien maanden ook ‘appropriate’?

De algemene vergadering van aandeelhouders kan de Board of Management en de Supervisory Board op dit punt corrigeren. Zo geschiedde vorig jaar bij de Britse energiereus BP. Gezien het negatieve resultaat van 6,5 miljard US dollar over het boekjaar 2015 en de offers die in dit verband van alle werknemers werden gevraagd, sprak de vergadering van aandeelhouders in meerderheid haar afkeuring uit over de aan CEO Robert W. Dudley toegekende 20% verhoging van diens beloningspakket tot 19,6 miljoen US dollar. De bedrijfsleiding negeerde dit signaal vervolgens, waarna de voorzitter van het Remuneration Committee van BP onder vuur kwam te liggen.

Zou de vergadering van aandeelhouders bij Volkswagen zich nog uitspreken over de vertrekregeling van Christine Hohmann-Dennhardt, nu hierover de nodige deining is ontstaan in de media? Dat lijkt niet waarschijnlijk. De eerste prioriteit ligt bij herstel van vertrouwen en de verdere afwikkeling van het ‘Dieselgate’ dossier. Dit is ook de opdracht voor Hiltrud Werner die per 1 februari 2017 binnen de Volkswagen directie is aangetreden om het stokje van haar voorgangster over te nemen.